Trộn các thứ trong và một trang giấy là khả năng cực hữu ích của Microsoft Word. Bạn dùng rất có thể sử dụng tính năng này để tạo cùng lúc các thư có cùng nội dung nhưng khác ở 1 vài chi tiết nhất định. Nhờ đó, bài toán soạn thảo văn bản, in ấn sẽ gấp rút và tiết kiệm chi phí giấy hơn vô cùng nhiều. Trong phạm vi nội dung bài viết sau, http://localhost/gdhoavang.edu.vn xin chia sẻ cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bằng Microsoft Word, mời bạn xem thêm nhé!
Chức năng trộn thư là gì?
Trước khi đi vào cụ thể cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, bọn họ hãy cùng quan sát qua đôi nét về chức năng trộn thư này. Trộn thư hay còn gọi là Mail Merge-là 1 trong những chức năng soạn thảo văn bạn dạng trong Microsoft Word.
Bạn đang xem: Trộn nhiều thư trên 1 trang giấy
Đang xem: phương pháp trộn 2 thư trong 1 trang giấy
Cụ thể, chức năng Mail Merge hay được thực hiện khi biên soạn thảo thư mời, đúng theo đồng, tem phiếu,…những loại văn bạn dạng có cùng một nội dung chủ yếu và khác nhau ở một trong những vị trí tin tức chi tiết. Ví dụ như họ tên, địa chỉ, chức vụ,…
Dựa vào đặc điểm này, để áp dụng Mail Merge trước hết bọn họ cần sẵn sàng sẵn phần câu chữ cơ bạn dạng và nguồn tài liệu cho từng địa điểm tùy biến. Nguồn tài liệu thường được trình diễn dưới dạng danh sách trong Microsoft Outlook, bảng tính Excel, một table vào Word hay ngẫu nhiên văn phiên bản nào có cấu trúc phân các loại rõ ràng.
Để dễ dàng hình dung, gdhoavang.edu.vn sẽ chỉ dẫn một ví dụ cụ thể như sau. Ta có một danh sách Quân nhân đề xuất làm sổ khám căn bệnh được lưu bên dưới dạng bảng tính Excel. Yêu cầu từ nguồn dữ liệu này, chúng ta nhập tin tức vào tệp tin Word để in sổ xét nghiệm sức khỏe. Nếu nhập bằng tay từng họ tên, cấp bậc,…sẽ tốn không hề ít thời gian công sức. Vày đó, bọn họ cần sử dụng tác dụng trộn thư để triển khai yêu mong này một cách hối hả và đúng đắn nhất.
Yêu cầu nhập thông tin từ bảng dữ liệu Excel gồm sẵn thanh lịch Word
Hướng dẫn cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy
Để bắt đầu thực hiện nay cách trộn 2 thư trong một trang giấy, ta thực hiện từng bước theo phía dẫn sau đây:
Bước 1: chuẩn bị bảng dữ liệu
Để quy trình trộn thư không trở nên lỗi, chúng ta cần đảm bảo phần title trên cũng của bảng tài liệu phải khớp với thông tin cần nhập mặt file Word. Nếu bên trên bảng tài liệu có phần ngôn từ không liên quan, bọn họ cần thực hiện thao tác xóa bỏ phần đó đi
Xóa bỏ phần tiêu đề không cần thiết trên đầu
Bước 2: chuẩn bị phần văn bản file Word
Như đã trình làng ở trên, bạn có thể thấy phần câu chữ cần triển khai là Sổ khám sức mạnh với những mục bọn họ tên, cấp cho bậc, Chức vụ, Đơn vị, nhóm máu. Tuy vậy kích thước nhỏ tuổi như vậy nhằm in bên trên nền khung giấy A4 sẽ gây tiêu tốn lãng phí rất lớn. Vày đó, họ cần triển khai thêm một bước điều chỉnh sao cho từng trang giấy A4 sẽ sở hữu được ít độc nhất từ 4-8 ngôn từ tương tự.
Lưu ý, việc kiểm soát và điều chỉnh này sẽ tùy ở trong vào kích thước, độ lâu năm của văn bản. Giả dụ văn bạn dạng của bạn là thích hợp đồng, thư mời nhận việc,…bạn hoàn toàn có thể bỏ qua bước này và tiến hành tiếp lý giải cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy mặt dưới.
Xem thêm: Hình Ảnh Đẹp Về Tình Yêu Xa Cách Đẹp Nhất Mới Nhất 2021, Hình Ảnh Đẹp Về Tình Yêu Xa Cách
Để tiến hành nhân những nội dung thuộc lúc, chúng ta copy phần nội dung này > vào thẻ Mailing > Start Mail Merge > chọn mục Labels > nhấn lựa chọn nút New Label. Xuất hiện cửa sổ Label Detail, bạn tùy chỉnh cấu hình các thông số kỹ thuật theo hình sau đây và lựa chọn OK
Thiết lập những thông số
Tiếp theo, bạn dán phần nội dung đã copy ban sơ vào ô nhãn trước tiên > nhấn chọn nút Update Labels trong thẻ Mailing để tiến hành nhân những nhãn khác bao gồm nội dung giống như nhau trên cùng trang giấy.
Chọn nút Update Labels nhằm nhân thêm các nhãn khác thuộc nội dung
Bước 3: thực hiện liên kết thông tin từ bảng tài liệu sang văn bản văn bản.
Cũng trong thẻ Mailing, chúng ta chọn Select Recipients > lựa chọn Use Existing các mục > chọn file Excel chứa bảng dữ liệu bọn họ cần liên kết
Use Existing List” width=”640″ height=”427″ srcset=”http://localhost/gdhoavang.edu.vn/cach-tron-2-thu-trong-1-trang-giay/imager_5_1167_700.jpg 640w, http://localhost/gdhoavang.edu.vn/wp-content/uploads/2020/05/Chon-Select-Recipients-Use-Existing-List-300×200.jpg 300w” sizes=”(max-width: 640px) 100vw, 640px” />Chọn Select Recipients > Use Existing List
Tiếp theo trên vị trí phải điền tin tức trên nhãn đầu tiên của file Word, chúng ta chọn Insert Merge Field và chọn phần nội dung tương xứng ( lấy ví dụ như Họ với tên)
Tiến hành liên kết từng văn bản cho nhãn đầu tiên
Bạn triển khai tương tự cho những thông tin mặt dưới. Sau khi chọn xong cho nhãn đầu tiên, các bạn cũng bấm vào nút Update Labels để nhập thông tin cho những nhãn tiếp sau một cách hối hả mà không phải lặp lại các thao tác làm việc như trên.
Chọn nút Update Labels để nhân thêm nội dung cho các nhãn tiếp theo
Cuối cùng, để khám nghiệm kết quả, ta bấm vào nút Preview Results. Nếu triển khai theo đúng chỉ dẫn cách trộn 2 thư trong một trang giấy như trên, các bạn sẽ thấy sống mỗi mục của từng nhãn đang hiển thị những thông tin khớp ứng với bảng dữ liệu và không thể bị trùng lặp.
Xem lại hiệu quả sau lúc thực hiện hoàn thành cách trộn 2 thư trong một trang giấy
Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà cửa hàng chúng tôi chia sẻ cụ thể dưới trên đây nhé!
Như vậy, gdhoavang.edu.vn vừa phía dẫn chấm dứt cách trộn 2 thư trong một trang giấy. Mong muốn với những thao tác đơn giản như trên để giúp ích cho việc soạn thảo văn phiên bản của chúng ta được nhanh chóng và đúng chuẩn nhất. Chúc các bạn thành công!
