Mail Mergelà tác dụng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được rất nhiều người gọi là thuật ngữ trộn thư. VớiMail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc những thư với cùng câu chữ nhưng khác biệt ở một vài ba thông tin.
Bạn đang xem: Cách tạo mail merge trong word 2007
Để bước đầu sử dụng Mail Merge, chúng ta cần sẵn sàng nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Nạm thể:
Nguồn dữ liệu:thể hiện phần nhiều nội dung tùy biến khác nhau giữa những bức thư sau khi tạo ra 1 loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy biến hóa này hoàn toàn có thể là bọn họ tên, địa chỉ người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình diễn trong một list dữ liệu. List nàythường là danh bạ(contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong mộtbảng tính Excel, mộtcơ sở tài liệu trong Access, mộttable trong Word2010 giỏi văn bản bất kỳ có kết cấu phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản:lànhững phần tương đương nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và showroom người nhờ cất hộ trên phong bì, nội dung bao gồm của lá thư, email hay là một phiếu ưu đãi. Ngôn từ cơ bạn dạng thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi biểu lộ những bỏ ra tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Sau đó các bạn thực hiện nay như sau:
Bước 1: chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên cần Word, các bạn chọn Letters trong Select document type và chọn Next: Starting document:
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients
Bước 4:TrongSelect recipients, chúng ta chọnUse an existing listnếu danh sách có sẵn, các chúng ta có thể chọnType a new listđể tạo danh sách mới. Kế tiếp nhấnNext: Write your letter. ở chỗ này Top Thủ Thuật đang hướng dẫn sử dụng một list có sẵn bằng cách nhấn vàobrowse.. Xem thêm: Thực Hành Bản Vẽ Xây Dựng Công Nghệ 11, Bài 12: Thực Hành Bản Vẽ Xây Dựng
Một hộp thoại Select Data Source xuất hiện, lựa chọn đến list có sẵn với nhấn open
Bước 5: Chọn sheet chứa tài liệu cần sử dụng. Lấy ví dụ như ở tệp tin Excel này sheet1 là sheet cất dữ liệu, ta lựa chọn Sheet1. Kế tiếp nhấn OK.
Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn tài liệu cần chèn bằng cách đánh vệt vào những ô vuông trước tài liệu đó. Giả dụ chèn vớ cả các bạn chọn lưu lại vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi lựa chọn xong các bạn nhấn OK
Bước 7: Chọn Next: Write your letter.
Bước 8: ở cách này chúng ta đặt con trỏ tại ví trí ước ao chèn dữ liệu sau đó chọn Mailings và chọn tiếp Insert Merge Field để chèn các trường tài liệu muốn chèn vào.
Bước 9: Chọn Next: Complete the merge để xong quá trình trộn thư.
Bước 10: Chọn Print để in ra giấy hoặc tệp tin PDF
Trên trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách trộn thư vào Word. Muốn rằng bạn cũng có thể tạo mang đến mình các biểu mẫu ưng ý và không mất không ít thời gian. Cám ơn mọi bạn đã xem bài bác viết.
