Sau một thời gian sử dụng, cứng cáp hẳn bạn sẽ sở hữu không hề ít các tệp tin, tài liệu trên Win cùng macOS của mình. Điều này sẽ khiến cho người dùng cảm thấy khó tính khi các lần tìm kiếm file và đây cũng là lý do làm sản phẩm công nghệ đầy bộ nhớ. Vậy đâu là phương pháp sắp xếp file cùng folder gọn gàng, khoa học giúp cho việc cai quản chúng được thuận lợi hơn. Thuộc Điện Thoại Xanh tò mò nhé!
1. Những dấu hiệu cho thấy thêm bạn cần sắp xếp lại file cùng folder
Desktop của người sử dụng có khoảng tầm một chục mẫu icon cùng file đặt lên đóThư mục Document tốt Download của khách hàng có khoảng vài trăm file, hàng chục cái folder, trong các số ấy lẫn lộn file tài liệu, MP3, phim ảnh đủ thứBạn buộc phải dùng tới kĩ năng tìm kiếm file các lần cần mở tệp tin nào đó, mà Windows thậm chí còn không tìm kiếm nổi cho bạnBạn lưu hết hình vào 1 folder, lưu lại hết tệp tin Word vào một trong những folder, tốt lưu tất cả file PowerPoint vào một chỗ, hoặc lưu giữ hết file bài học kinh nghiệm vào một thư mục mà không phân thêm cung cấp nào nữaHoặc chúng ta chỉ dễ dàng và đơn giản là cảm giác đã tới thời gian mình yêu cầu gọn gàng, chưa có người yêu tự hơnNhững lốt hiệu cho thấy thêm bạn cần sắp xếp lại file với folder
2. Những phương thức nên dùng để làm sắp xếp file và folder
2.1. Thực hiện sẵn các thư mục của hệ điều hành
Dù là Windows giỏi macOS thì tức thì khi bạn mua máy tính về đã tất cả sẵn một trong những thư mục chuẩn mà hệ điều hành tạo cho chúng ta.. Nếu như khách hàng cũng tổ chức triển khai file theo cách giống như vậy thì hãy dùng luôn những thư mục này đến tiện với gọn.
Bạn đang xem: Cách sắp xếp file khoa học
Bạn đang xem: Cách sắp xếp file khoa học
File này vừa gồm sẵn loạt shortcut bên trên Windows Explorer/ Finder để truy vấn nhanh, vừa được hệ điều hành và quản lý quét sẵn và luôn theo dõi nhằm tăng tốc độ tìm kiếm khi cần.
Sử dụng sẵn các thư mục của hệ điều hành
Trên Windows cùng macOS, các thư mục sau sẽ được tạo sẵn:
Music: Chứa nhạcDocument: Chứa mọi một số loại tài liệu của bạnMovie/ Video: Chứa những file videoPhotos/ Picturs: Chứa tất cả các thể loại hình ảnhDownload: Chứa phần nhiều file bạn download về máy
2.2. Phân chia theo công dụng, chức năng, nhiều loại nội dung
Có nhiều người dân xung quanh đã phân tách file theo dạng này: toàn bộ file MP3 lưu vào một chỗ, tệp tin Word lưu vào trong 1 chỗ, file PowerPoint lại nhét vào trong 1 chỗ khác. Trong từng folder lớn lại phân tách tiếp thành nhiều thư mục con, lấy ví dụ như: PowerPoint thuyết trình, Excel tính tiền lương, hay thư mục Nhạc ngoại chẳng hạn.
Đây chưa hẳn là ý hay vị giả sử khi bạn cần xem hết file tương quan đến một môn học tập nào đó, hay tương quan đến một dự án công trình nhất định thì cần lướt qua không ít folder. Ít có lúc nào một dự án chỉ sinh ra 1 file với 1 định dạng duy nhất lắm.
Phân chia theo công dụng, chức năng, loại nội dung
Thông thường nó sẽ sở hữu được file làm giá bằng Word, tệp tin bảng tính bằng Excel, thích hợp đồng bởi PDF, không kể những file chuyên được sự dụng nữa.
Thay vào đó, bạn nên sử dụng cấu tạo thư mục thân phụ như lưu ý ở trên, rồi chia tiếp folder quá trình thành nhiều dự án nhỏ, mỗi thư mục dự án chứa toàn bộ các file có liên quan.
Cách quản lý này tạm call là cai quản tập trung (centralized), nhờ đó mà bạn sẽ tìm hết sức nhanh. Ví dụ tất cả ai hỏi bạn về báo giá, chúng ta cứ bước vào đúng thư mục với thương hiệu của dự án là thấy. Hoặc bao gồm ai đó nhờ các bạn cho xem bài bác tập X của môn Y, chúng ta cứ vào đúng folder của Y là gồm hết.
2.3. Không nên phân chia những lớp thư mục con
Bạn không tạo thành các thư mục nhỏ mà cứ dồn hết thông thường bởi:
Nhiều thư mục bé quá dễ quên: Điều này thì không phù hợp lý, bởi phân chia nhiều thư mục thì bạn vừa gồm giao diện để nhìn, vừa bao gồm công cụ search của Windows thì làm sao mà quên đượcNhiều thư mục bé quá nặng máy: Có một số trong những app yêu cầu quét thư mục thì vấn đề đó sẽ làm chậm trễ app, đúng, dẫu vậy so với tác dụng gọn gàng cơ mà nó đem về thì vẫn khôn cùng xứng đáng. Còn phiên bản thân Windows thì chả sao, bạn chia 5 – 6 lớp thư mục nhỏ nó vẫn xử được hếtNhiều lớp thư mục bé quá đang làm đường truyền dài: đúng theo lý, Windows số lượng giới hạn 260 kí tự đến đường dẫn, nhưng lên đến mức Windows 10 bạn có thể gỡ bỏ số lượng giới hạn này.
Không nên phân chia nhiều lớp thư mục con
2.4. Đặt tên file theo một quy chuẩn chỉnh chung
Việc này giúp bạn phân biệt giỏi hơn giữa những phiên bạn dạng cũng như mục tiêu sử dụng của file. Tức là chỉ việc nhìn vào thương hiệu file bạn sẽ biết hết những thông tin này, máu kiệm thời gian hơn không hề ít so với việc phải mở Properties tốt vào Get Info trên macOS nhằm xem đưa ra tiết.
Đặt tên file theo một quy chuẩn chỉnh chung
Ngoài ra, nó cũng giúp tính năng thu xếp file của hệ thống chuyển động ngon lành hơn, chúng ta dễ nhìn thấy file nên tìm hơn.
Quy tắc sử dụng như sau: ___
Ví dụ đối kháng giản: file Word cất hợp đồng với khách hàng Team Express, phiên bạn dạng hoàn chỉnh, soạn xong xuôi vào ngày 26 tháng 3 năm 2013 sẽ được để như sau:
Hop_dong_Team_Express_v4_final_20170326.docx
2.5. Sử dụng shortcut khi chúng ta cần gửi tạm tệp tin đi đâu đó
Khi bạn cần một file để tạm vào folder A cơ mà file này lại đang nằm ở vị trí B, thay do copy tệp tin từ A sang B thì bạn chỉ việc tạo một shortcut của tệp tin rồi chép shortcut này vào B là xong.
Bằng phương pháp này bạn chưa phải copy tệp tin đi lung tung, trong những lúc vẫn dễ cai quản và dễ dàng tìm thấy ngôn từ khi cần, lại còn tiết kiệm chi phí được không gian ổ cứng nữa chứ.
Lưu ý: bí quyết này chỉ vận dụng nếu file sẽ là file mà các bạn không chỉnh sửa riêng mang lại B. Ví dụ, hòa hợp đồng cho A mà bao gồm dính B trong số ấy thì sinh sản shortcut là phù hợp lý. Dẫu vậy nếu phù hợp đồng mang lại A riêng, B riêng thì vẫn cần copy ra chứ không hề nó ghi đè lên file gốc.
Cách tạo ra shortcut:
Windows: Phím yêu cầu chuột vào file > ShortcutmacOS: Phím đề nghị chuột vào file > Make Alias
2.6. Dùng cố định và thắt chặt một cách sắp xếp trên phần nhiều máy của bạn
Khi đã tuyển chọn được một cách bố trí file rất gần gũi và ra quyết định theo nó, các bạn cần áp dụng cho nó mang đến tất cả máy vi tính của mình, lắp thêm phụ, sản phẩm chính, máy ở nhà, sản phẩm công ty.
Dùng shortcut khi bạn cần gửi tạm file đi đâu đó
Nếu bạn có lưu tệp tin lên các dịch vụ đám mây như Google Drive giỏi Dropbox xuất xắc OneDrive thì cũng lấy cấu trúc đó nhưng theo. Làm như vậy bạn sẽ không bị lộn khi chuyển giữa các máy vi tính với nhau, hoặc khi mua máy tính mới nên sync lại tài liệu cũ.
2.7. Tạo thói quen sắp xếp file và folder trên macOS với Win
Điều sau cùng muốn nhắn nhủ tới các bạn đó là câu hỏi lưu tệp tin theo kết cấu như nắm này chưa phải ngày một ngày hai là quen. Bọn họ đã quen cách bừa bộn quá lâu buộc phải để đưa sang một chiếc ngăn nắp hơn đang cần luyện tập nhiều.
Tạo thói quen sắp xếp tệp tin và folder trên macOS và Win
Vì vậy, nếu như khách hàng tạo thói quen thân file ngăn nắp và gọn gàng thì chỉ vài ba tuần là đầy đủ thứ đâu vào đấy, và các bạn sẽ quen với tự làm điều đó một biện pháp vô thức, chẳng cần phải xem xét hay xem xét gì thêm.
Chỉ cùng với 7 cách solo giản, bạn đã dễ ợt sắp xếp file cùng folder trên Win cùng macOS gọn gàng, khoa học rồi. Trong khi người cần sử dụng cũng nên thường xuyên tạo sẵn cho mình thói quen phân loại thư mục dữ liệu và ghi nhớ tầm thường để quá trình tìm kiếm được dễ dàng hơn.
